能尧科技｜差旅与会务，先把这些信息对齐
整理版本：2026年10月
适用：行政人员、活动对接人、团队出行负责人

安排出行或会议时，日期、人数与变更规则往往比一张价格表更重要。先确定不能变的条件，再安排可以调整的部分。

沟通与准备清单
1. 记录出发与结束日期、目的地和必须到达的时间节点。
2. 区分已确认人数、预计人数和暂待确认人数。
3. 整理交通、住宿、用车、会场及设备需求。
4. 明确房型、座次、用餐或无障碍需求，必要信息单独安全传递。
5. 问清预订截止、付款节点、取消与变更条件。
6. 按项目核对费用是否包含税费、服务费和额外使用时段。
7. 确认现场联系人、通知方式与紧急变更的沟通顺序。
8. 活动结束后整理实际发生项目、结算材料和未完成事项。

本清单用于需求整理。具体服务与办理条件以实际提供方、主管部门要求为准。